Đánh giá thành tích nhân viên – Điều kiện cần và đủ

  • Posted by:
  • Category: Đánh giá nhân sự (Năng lực, KPI)

Đánh giá thành tích nhân viên – Điều kiện cần và đủ

Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên là hoạt động thường xuyên của mỗi doanh nghiệp nhưng cũng  là điều mà các nhà quản lý, chuyên gia nhân sự và nhân viên lo ngại. Trên thực tế, việc chuẩn bị trước sẽ giúp tất cả các bên cảm thấy thoải mái để thảo luận về kết quả làm việc, đồng thời dành thời gian để trao dổi về các biện pháp giúp nhân viên thành công trong năm tới. Hoạt động đánh giá này mang lại lợi ích không chỉ cho nhân viên mà còn cả công ty.

Tuy nhiên để đạt được lợi ích, các bên phải có sự chuẩn bị và thực hiện theo quy trình và đảm bảo tính kỷ luật. Hãy cùng Macconsult xem xét những vấn đề này thông qua bài viết dưới đây.
 
 
Khái niệm và mục đích

Quản trị thực hiện công việc (Job Performance Management - PM) là một quá trình gồm các bước từ xác định nội dung, mục tiêu công việc đến theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện giữa người quản lý và nhân viên nhằm đảm bảo các nhiệm vụ và mục tiêu công việc thực hiện thành công, đóng góp vào mục tiêu chung của Công ty.
 
Đánh giá thực hiện công việc hay đánh giá hiệu suất (Job Performance Appraisal - JPA) là một bước (ghi nhận và đánh giá mức độ hoàn thành công việc) của Quản trị thực hiện công việc.

Mục đích của việc đánh giá là thông qua phân tích kết quả công việc (dù là hoàn thành hay không hoàn thành), phát hiện các sai lỗi, hạn chế và nguyên nhân, để từ đó đưa ra các biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời nhằm ổn định và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý. Việc không hoàn thành công việc có thể do một hay nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan đối với bản thân nhân viên, như:

–      Quy định, quy trình chưa rõ ràng, phù hợp

–      Môi trường và điều kiện làm việc không thuận lợi

–      Người quản lý chưa thực sự giám sát và hỗ trợ kịp thời

–      Năng lực chuyên môn hạn chế

–      Động cơ làm việc suy giảm

–      Kỷ luật không được tuân thủ

–      Tâm lý bất ổn do gia đình, người thân v..v

–      Sức khỏe giảm sút do bệnh tật

Do vậy, người quản lý cần đảm bảo tính mục đích của việc đánh giá nêu trên. Nếu biến đánh giá thành trừng phạt thì dẫn đến tâm lý sợ hãi, bao che, đổ lỗi, né tránh.v..v. Nếu đánh giá chung chung, chiếu lệ thì dẫn đến tâm lý dĩ hòa vi quý, bình quân chủ nghĩa. Hệ quả là mất người, không thúc đẩy được hiệu quả làm việc mà các nguyên nhân vẫn không được nhận diện và khắc phục, cải tiến.

Điều kiện cần và đủ để đánh giá thành tích nhân viên một cách chính xác, hợp lý, đúng mục đích thì người quản lý phải:
(1) Thiết lập rõ ràng về trách nhiệm - tiêu chuẩn công việc, mục tiêu và kế hoạch thực hiện;

(2) Theo dõi, giám sát thường xuyên quá trình làm việc của nhân viên để hiểu rõ và có đủ thông tin, bằng chứng về kết quả làm việc.

Để đánh giá thành tích nhân viên hiệu quả, cần thiết lập một tiêu chuẩn và mục tiêu cụ thể, đồng thời theo dõi và giúp đỡ nhân viên kịp thời
Ảnh: Để đánh giá thành tích nhân viên hiệu quả, cần thiết lập một tiêu chuẩn và mục tiêu cụ thể, đồng thời theo dõi và giúp đỡ nhân viên kịp thời
 
Điều kiện cần - thiết lập tiêu chuẩn và mục tiêu công việc

1. Người quản lý cần tiến hành rà soát và mô tả công việc cho từng chức danh. Trong đó, nêu rõ trách nhiệm công việc phải thực hiện, yêu cầu về trình độ và năng lực cần có để đảm nhận công việc. (Xem thư tư vấn về mô tả công việc).

2. Xác định các mục tiêu, chỉ tiêu chính yếu (KPI) mà nhân viên cần hoàn thành trong kỳ đánh giá (tháng, quý, năm). Các mục tiêu công việc phải đảm bảo nguyên tắc SMART, đó là: (i) cụ thể (Specific); (ii) đo lường được (Measurable); (iii) khả thi (Attainable); (iv) phù hợp với nguồn lực hiện có (Resource - based); (v) có thời hạn cụ thể (Time bound).

3. Xác định các tiêu chuẩn năng lực và hành vi nhân viên cần tuân thủ và thể hiện được ổn định trong quá trình làm việc. Ví dụ: Thế nào là chấp hành kỷ luật và tận tâm với công việc; thế nào là khả năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tốt; thế nào là  phát huy được năng lực chuyên môn; v..v.

4. Giao việc cho nhân viên đảm bảo rõ ràng về trách nhiệm, mục tiêu và tiêu chuẩn công việc. Theo đó, hai bên cùng xác định các điểm yếu, hạn chế và khó khăn của nhân viên để cùng phối hợp và cam kết hỗ trợ trong quá trình thực hiện. Thống nhất về kế hoạch thực hiện và đề nghị nhân viên cam kết thực hiện bằng văn bản.

 
Điều kiện đủ - Theo dõi, ghi nhận và hỗ trợ kịp thời

1. Người quản lý cần thường xuyên hàng tuần, tháng theo dõi kết quả và trao đổi với nhân viên về kết quả và tiến độ hoàn thành công việc. Đánh giá kết quả và đưa ra những nhắc nhở, cảnh báo hoặc động viên, khích lệ cũng như những hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời.

2. Ghi chép lại những biểu hiện tốt và chưa tốt cũng như kết quả trao đổi với nhân viên, làm cơ sở cuối kỳ (tháng, quý) đánh giá chính thức. Nếu không trao đổi và ghi chép sẽ không có đủ luận cứ và bằng chứng để đánh giá khách quan và xác đáng về kết quả quá trình làm việc của nhân viên.

3. Chuẩn bị kỹ lưỡng và hẹn trước với nhân viên về buổi đánh giá cuối kỳ. Xem xét lại tiêu chuẩn/mục tiêu quá trình làm việc và kết quả đạt được cũng như những nhắc nhở, cảnh báo các sai phạm/lỗi hoặc tuyên dương những thành tích. Đưa ra các câu hỏi có tính chất gợi mở, xây dựng để tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục kỳ kế tiếp.

4. Lắng nghe và trao đổi với nhân viên về kết quả tự đánh giá của nhân viên cũng như những mong đợi trong kỳ kế tiếp. Cùng xác định những biện pháp cải thiện cụ thể và cam kết hỗ trợ nhân viên.

5. Trình bày các kết quả đánh giá theo yêu cầu của tổ chức và lưu trữ hồ sơ nhân sự.
 
 
Tạm kết

Rõ ràng, để đạt được mục tiêu trong việc đánh giá thành tích nhân viên không phải là việc dễ dàng đối với các bên. Một trong những trở ngại phổ biến ở các doanh nghiệp áp dụng không thành công hệ thống đánh giá, bên cạnh nguyên nhân do không tuân thủ kỷ luật và cam kết, còn 1 nguyên nhân mà cả quản lý và nhân viên cho rằng mất thời gian trong việc theo dõi và ghi nhận kết quả. Giải pháp cho vấn đề nêu trên là ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự. Điều này giúp tự động hóa rất nhiều khâu trong công tác nhân sự.

Chúc các bạn thành công.

Phầm mềm nhân sự HrmCloud, giải pháp tối ưu giúp quản lý và nhân viên tiết kiệm thời gian trong việc lập kế hoạch, mục tiêu công việc và theo dõi đánh giá công việc hiệu quả

Ảnh: Phầm mềm nhân sự HrmCloud, giải pháp tối ưu giúp quản lý và nhân viên tiết kiệm thời gian trong việc lập kế hoạch, mục tiêu công việc và theo dõi đánh giá công việc hiệu quả