Quản trị thực hiện công việc – Các bước xây dựng và áp dụng

Khái niệm

Quản trị thực hiện công việc (Job Performance Management – PM) là một quá trình gồm các bước từ xác định nội dung, mục tiêu công việc đến theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện giữa người quản lý và nhân viên nhằm đảm bảo các nhiệm vụ và mục tiêu công việc thực hiện thành công, đóng góp vào mục tiêu chung của Công ty.

Đánh giá thực hiện công việc (Job Performance Appraisal – JPA) là một bước (ghi nhận và đánh giá mức độ hoàn thành công việc) của Quản trị thực hiện công việc.

Áp dụng hệ thống PM trong doanh nghiệp là một quá trình lâu dài và có ảnh hưởng, tác động sâu rộng đến các vấn đề quản lý như: năng lực cán bộ, quy trình nghiệp vụ, chiến lược, mục tiêu kinh doanh, văn hóa, kỷ luật làm việc…

Các bước xây dựng

1. Rà soát và xác định mục tiêu chiến lược kinh doanh, các bộ phận đơn vị

Ban lãnh đạo công ty cần xác định về sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược phát triển trong vòng 2 – 3 năm và hàng năm mà doanh nghiệp cần đạt được. Đây là cơ sở quan trọng để các đơn vị xác định trọng tâm nhiệm vụ và rà soát tổ chức, phân công công việc.

Các đơn vị xây dựng mục tiêu hoạt động và xác định các mục tiêu chính yếu của đơn vị mình và trình Ban lãnh đạo công ty.

Ở bước này, các doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương pháp hoạch định và quản lý chiến lược khác nhau để xác định các chiến lược trọng tâm và mục tiêu cần đạt được như SWOT hoặc kết hợp với Balance Scorcard. Tuy nhiên, cần lưu ý tránh việc sa đà vào học thuật để đưa ra các chiến lược, mục tiêu và chỉ số KPI mà thiếu đi những luận cứ về tình hình thực tế.

2. Xác định tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá cho từng chức danh

Mỗi chức danh hoặc cá nhân trong công ty vừa là một mắt xích trong dây chuyền công việc, vừa là một nhánh trong chùm rễ cây duy trì và phát triển sự sống cho doanh nghiệp. Do đó, mỗi chức danh và cá nhân cần được xác định rõ sứ mệnh và mục tiêu cần phải hoàn thành là gì.

Hoàn thành công việc (thành tích) của mỗi nhân viên được xem xét và đáp ứng trên 2 khía cạnh:

+ Hoàn thành cái gì? Tức là số lượng, khối lượng và tiến độ công việc hoàn thành trong kỳ, có thể thông qua các KPI chủ yếu. Ví dụ như: doanh số, doanh thu, công nợ, số khách hàng mới…

+ Hoàn thành như thế nào? Tức là cách nhân viên thực hiện và hoàn thành công việc ở các khía cạnh như: thái độ làm việc, kỷ luật, phát huy năng lực chuyên môn, sự hợp tác với các đồng nghiệp và khách hàng.

Ở bước này nếu công ty đã có đồng bộ Từ điển năng lực và hệ thống các KPI cho từng chức danh thì việc xác định tiêu chí và tiêu chuẩn hoàn thành sẽ không mất nhiều thời gian. Ngược lại, công ty sẽ cần nhiều thời gian để nghiên cứu và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đồng bộ này.

3. Thiết kế quy trình và các biểu mẫu đánh giá cần thiết

Xây dựng quy trình đánh giá, theo đó quy định rõ ràng về trách nhiệm, thời hạn và nội dung công việc phải làm. Trong đó, đặc biệt nêu rõ trách nhiệm theo dõi, giám sát và đánh giá của người quản lý.

Thiết kế các biểu mẫu đánh giá đơn giản, dễ hiểu và tiết kiệm thời gian nhất có thể.

Nghiên cứu áp dụng các phần mềm thích hợp, có thể đáp ứng được các yêu cầu như giao việc, giám sát, theo dõi, ghi nhận, cảnh báo, đánh giá và phản hồi.

Lấy ý kiến góp ý rộng rãi trong toàn công ty để hoàn thiện.

4. Ban hành và đào tạo, tập huấn áp dụng

Ban hành chính thức và gắn với các chế tài áp dụng.

Phổ biến và tập huấn cho nhân viên công ty trong nhiều tháng.

Đánh giá thử trong 3-6 tháng với mục tiêu là thay đổi nhận thức, thói quen làm việc và từng bước nâng cao năng lực quản lý, cải thiện tính kỷ luật