Rà soát, cải tiến chính sách đãi ngộ và tiền lương – công việc thường niên của nhân sự.

  • Posted by: Ms Mai
  • Category: Hệ thống lương thưởng

Chủ đề đánh giá nhân viên, tính toán lương thưởng cuối năm cho người lao động...vào những ngày cuối tháng 12, đầu tháng 1 hàng năm đang trở lên nóng hơn bao giờ hết. Theo đó, việc xem xét chính sách đãi ngộ và thang lương hàng năm là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của người làm quản lý nhân sự. Điều đó đảm bảo chính sách đãi ngộ - tiền lương của doanh nghiệp luôn có tính cạnh tranh - công bằng - khuyến khích, nhằm thúc đẩy năng suất lao động, động lực làm việc và gắn bó của người lao động. Việc xem xét và đề xuất điều chỉnh này cần được thực hiện trước khi có các quyết định tăng lương hay thưởng cho từng người lao động, đảm bảo tính hệ thống và nhất quán, giúp ban lãnh đạo công ty có những quyết định chủ động và kịp thời.

Hãy cùng Macconsult tiến hành rà soát, cải tiến hệ thống tiền lương thưởng của Công ty bạn thông qua 5 bước sau:

Bước 1. Rà soát trách nhiệm công việc và chuẩn hóa các chức danh, nhóm lương cho năm kế tiếp 

Xem xét tính phù hợp của cơ cấu tổ chức hiện tại và chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, xem liệu rằng có thừa, thiếu, chồng chéo hoặc không rõ ràng về nhiệm vụ không? Có những thay đổi gì về các phòng ban như sáp nhập, chia tách, thành lập mới…? Từ đó, tiến hành cập nhật, sửa đổi và bổ sung các trách nhiệm công việc của các bộ phận và mô tả công việc của từng chức danh. Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, mô tả công việc và đề xuất ban hành kịp thời. Trường hợp phát sinh các chức danh công việc mới hoặc trách nhiệm công việc của các vị trí hiện tại đã thay đổi đáng kể (tăng/giảm) so với trước đây, cần tiến hành đánh giá lại giá trị công việc để xếp nhóm chức danh và thang lương phù hợp. Trong trường hợp này có thể dẫn tới việc thay đổi nhóm lương (khung lương) của các chức danh sau khi đánh giá lại.
Để hiểu thêm về đánh giá giá trị công việc và xây dựng thang lương, tham khảo bài viết: Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương trong doanh nghiệp.


Bước 2. Tham khảo mức lương thị trường của các chức danh trong công ty - xác định đường tiền lương thị trường (market pay line)

Thu thập và tham chiếu dữ liệu khảo sát tin cậy về mức lương thị trường của các chức danh trong công ty. Thông thường sẽ lấy bách phân vị 50th để tham chiếu. Tính mức trung bình thị trường (Mid) của các chức danh trong cùng một thang lương hay còn gọi là nhóm lương. Xác định các mức trung bình của các nhóm/thang lương và vẽ lên đường xu hướng tiền lương thị trường (market pay line) cho các nhóm lương hiện có của công ty.


Bước 3. So sánh lương hiện tại của công ty (company pay line) với lương thị trường

So sánh mức lương trung bình (Mid) cho từng nhóm/thang lương giữa dữ liệu khảo sát tiền lương thị trường với mức hiện tại của công ty. Xác định các chênh lệch (cao hơn hoặc thấp hơn) bằng tỷ lệ phần trăm giữa 2 mức trung bình. Phân tích, kiểm tra tính phù hợp và tin cậy của các dữ liệu từ các nguồn khảo sát khác nhau và bản chất, giá trị và sự tương đồng của các chức danh công việc trong công ty với các chức danh trong nguồn khảo sát tiền lương.


Bước 4. Điều chỉnh lại mức Mid hiện tại của các nhóm lương, phù hợp với chính sách nhân sự của công ty

Xem xét chiến lược thu hút và sử dụng nhân sự cho mỗi đối tượng lao động, nghề nghiệp, đảm bảo tính cạnh tranh và công bằng trong nội bộ công ty. Xác định các mức Mid mới (điều chỉnh tăng) cho từng nhóm/thang lương và dự kiến ngân sách tiền lương - đãi ngộ kế hoạch, bao gồm cho cả lao động hiện có và dự kiến tuyển mới. Xây dựng đường tiền lương đề xuất (predicted pay line) và biểu diễn trên biểu đồ so sánh với đường tiền lương thị trường và hiện tại của công ty. Đề xuất phương án điều chỉnh thang lương, xếp/tăng lương từng người lao động và ngân sách kế hoạch. Phương án cần kèm theo bản giải trình căn cứ, cơ sở và biểu đồ phân tích, so sánh.
Lưu ý: ngoài việc xem xét các nhân tố bên trong, doanh nghiệp cần xét đến cả các chỉ số như: tỷ lệ lạm phát, chỉ số giá tiêu dùng, v.v.


Bước 5. Phê duyệt, công bố và sắp xếp lại mức lương cho người lao động

Chuẩn hóa lại thang lương và quy chế tiền lương (nếu có) theo quyết định của ban lãnh đạo và thực hiện các thủ tục ban hành. Công bố rõ ràng và minh bạch đến mọi người lao động, ghi nhận và giải đáp kịp thời mọi thắc mắc của người lao động. Xếp và tăng lương cho từng người lao động theo phương án đã được phê duyệt. Sẵn sàng lắng nghe phản hồi từ người lao động, cập nhật các dữ liệu khảo sát tiền lương hàng quý để có điều chỉnh kịp thời vì mọi diễn biến trên thị trường đều rất nhanh - thị trường lao động cũng không ngoại lệ.


Tạm kết:

Việc xây dựng hệ thống tiền lương, đãi ngộ đảm bảo công bằng, cạnh tranh và thúc đẩy người lao động nỗ lực làm việc, nâng cao năng suất là một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên để đạt được mục tiêu trên, người làm nhân sự cũng phải hiểu rõ về phương pháp để thực hiện có căn cứ, cơ sở, tránh yếu tố chủ quan, thiên vị trong việc xây dựng và cải tiến chính sách lương thưởng. Trong đó, lương 3P là một cách tiếp cận xây dựng hệ thống lương thưởng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo. Xem thêm bài viết về hệ thống lương 3P: Lương 3P là gì? Các bước xây dựng và triển khai thành công hệ thống lương 3P trong doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm nhân sự trong việc quản lý tiền lương, thưởng là một xu hướng tất yếu của nhân sự trong thời đại công nghệ 4.0. Cùng Macconsult tìm hiểu về phần mềm nhân sự HrmCloud để giúp tự động hóa công tác lương thưởng của bạn.
Phần mềm quản trị nhân sự HrmCloud mang tính chuẩn hóa và tự động hóa cao nhất, cung cấp toàn diện về tiền lương, đãi ngộ phù hợp trong Doanh nghiệp bằng cách:
  • Tự động hóa trong việc chấm công, nghỉ phép và cung cấp dữ liệu cho việc tính lương.
  • Quản lý toàn diện, tự động BHXH để tính trích trừ trong tiền lương, đãi ngộ.
  • Tự động hóa trong thuế suất để tính trích trừ trong tiền lương, đãi ngộ.
  • Tùy biến các công thức tính lương, thành phần lương theo đặc thù Doanh nghiệp mà không cần nhân viên lập trình.
  • Tùy biến các khoản thu nhập, phụ cấp và trích, trừ.
  • Xuất báo cáo lương tổng hợp và phiếu lương chi tiết đến từng công việc dưới dạng file excel đồng thời có báo cáo trực quan dưới dạng biểu đồ.